Facturer et encaisser les réservations
Gérer une annulation avec frais dans Thaïs
Comment gérer une annulation avec frais ?
Pour gérer une annulation où vous allez retenir des frais, vous pouvez procéder de la manière suivante :
Dans un premier temps, afin de faire apparaitre ces frais, il vous faudra créer l'article correspondant.
Il faut créer une catégorie d'article frais d'annulation pour faciliter sa visibilité dans les statistiques.
Créez ensuite les articles "frais d'annulation" (selon les cas énumérés ci-dessous) en choisissant la catégorie que vous venezPopulaireGénérer un lien de paiement
Voici la marche à suivre pour créer un lien de paiement Payline (Monext) :
Cliquez sur l'onglet Facturation.
Cliquez sur :
Sélectionnez l'option "Envoyer le solde" ou "Montant personnalisé".
Si "Montant personnalisé" est choisi, saisissez le montant que vous souhaitez demander au client.
Cochez "Envoyer par mail" pour envoyer le lien à l'adresse e-mail du client, qui a été prPopulaireFacturer un client
Étapes pour créer une facture dans Thaïs :
Accéder à la réservation
Ouvrez la réservation concernée, puis rendez-vous dans l’onglet « Facturation » :
Choisir le mode d’affichage
Par défaut, l’affichage « Par dossier » est sélectionné. Vous pouvez également choisir les modes suivants :
Par type
Par chambre
(https://storage.crisp.chat/users/helpdQuelques lecturesEnvoyer ou imprimer une commande proforma
Pour envoyer une facture proforma à un client, suivez les étapes ci-dessous :
Rendez-vous sur la réservation concernée, puis cliquez sur l’onglet « Facturation ».
Sélectionnez les ventes que vous souhaitez inclure dans la proforma.
Attention : ne créez pas la facture à ce stade.
Utilisez l’outil de prévisualisation PDF disponible pour générer et envoyer le document proforma au client.
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/imageQuelques lecturesAppliquer une remise ou offrir un article
Comment appliquer une remise ou offrir un article :
Ouvrez l'onglet "Dossier".
Cochez les articles sur lesquels vous souhaitez appliquer une réduction, ou sélectionnez un seul article.
Cliquez sur "le pictogramme coupon" pour ouvrir le panneau des réductions.
Si vous souhaitez appliquer une réduction, sélectionnez "Réduction" ; si vous souhaitez offrir l'article, sélectionnez "Offert".
Indiquez le montant si vous appliquez une remise fixe ou utilisez le pourcentQuelques lecturesComment consommer des arrhes sur une facture
Voici les étapes à suivre pour consommer des arrhes et donc les facturer :
Rendez-vous dans l'onglet "Facturation" de la réservation.
Imaginons que la facture a déjà été créée, mais que les arrhes ont été oubliées. Nous nous trouvons donc dans cette situation :
Sélectionnez "Factures" pour visualiser le panneau de facturation, qui va s'ouvrir sur la droite de l’écran.
Cliquez sQuelques lecturesCréer une facture d'avoir
Pour créer un avoir à envoyer à vos clients pour leurs futures réservations, voici les différentes marches à suivre :
Ajouter un extra sur la réservation correspondant à un article de "Remise/ Avoir" créé au préalable. (Dans cet exemple, nous créons un avoir correspondant à la période du Covid-19).
Ajoutez cet article d'avoir configuré au montant de 0€ sur la commande. (https://storage.cPeu de lecturesComment gérer les facturations de "No Show" avec une indemnité
Étape 1 : Créer un article "No Show"
Créez une catégorie d'article "No Show" dans le module CONFIG
Créer un article "No Show", voici un tutoriel pour la création d'article dans Thaïs : https://thais-soft.xenoapp.help/hc/configuration/packages-articles?searched=true
Vous pouvez laisser le prix à 0€ car il sera à modifier sur les réservations au cas par cas
TVA appliquée (recommandé)&1Peu de lecturesRécupérer un paiement ou une vente d'une réservation
Vous pouvez récupérer des ventes et paiements d'autres réservations au moment de la facturation.
Cela vous sera utile notamment pour solder des avoirs avec d'anciens encaissements en attente de facturation par exemple.
Aussi, cette fonction peut-être utilisée pour facturer plus aisément un groupe non fusionné lors de son départ.
Pour cela, cliquez sur la commande, et rendez-vous dans l'onglet "Facturation".
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/imageePeu de lecturesSolder une facture
Pour solder une facture, suivez ces étapes :
Cliquez sur le pictogramme de la facturation
Cliquez sur " + paiement"
Choisissez une solution de paiement : TYPE, PAYLINE, carte-cadeau, arrhes.
Choisissez un type de paiement, puis entrez le moPeu de lectures
Créer, gérer et manipuler les réservations
Annuler une facture
Voici les étapes à suivre afin d'annuler une facture en cas d'erreur :
Rendez-vous dans l'onglet "Facturation" de la réservation et cliquez sur la facture si elle n'est pas sélectionnée par défaut.
Si des paiements ont eu lieu sur cette facture, il faudra les annuler dans un premier temps.
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/imagevmrweq.pngPopulaireEnvoyer le mail de confirmation de réservation
Comment envoyer le mail de confirmation de réservation :
Cliquez sur "le pictogramme du check"
Cela vous ouvre la fenêtre de confirmation de réservation.
Cliquez sur "le pictogramme d'activation" pour activer l'envoie du mail.
Cliquez sur "Confirmer la réservation".
Si vous avez misPopulaireCréer ou Retirer un Hors service (NPL - Ne pas louer)
Les NPL vous permettent de bloquer une ou plusieurs chambres sur la plage de date souhaitée.
Procéder comme si vous souhaitiez créer une réservation.
Cliquez ensuite sur le pictogramme du cadenas
Sélectionnez alors les chambres que vous souhaitPopulaireFusionner des réservations séparées
Regrouper des réservations :
Cliquez sur "Le pictogramme du dossier avec la loupe" pour ouvrir le panneau de recherche.
Cliquez dans la barre de recherche et tapez le nom du client, vous aurez la liste de ses réservations.
Cliquez sur "Ajouter à la réservation".
Les réservations ont bien été regroupées.
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a9858PopulaireAnnuler / no-show une réservation
Vous avez la possibilité d'annuler une réservation en cliquant sur le pictogramme " 🚫 ".
Cocher "No Show"" va enlever la taxe de séjour, mais les ventes garderont la T.V.A. paramétré initialement dans la proforma/facture.
Si vous ne le cochez pas, "Annuler Réservation" va enlever la taxe de séjour et annuler les ventes en mettant une T.V.A. à 0% dans la proforma/facture.
Cliquez sur lePopulaireGérer la rooming list
Gérer la Rooming List
Voici comment consulter, partager ou imprimer la rooming list depuis une réservation :
Ouvrez la réservation concernée.
Cliquez sur le pictogramme en forme de cahier pour afficher la rooming list (bouton 1 dans l'image ci-dessous).
Associez chaque fiche client à la chambre correspondante.
Vous pouvez :
Copier le lien URL de la rooming list et le coller dans votre navigateur pour y accéder directement (bouton 3 dans l'image ci-dessous).
EnvoyerPopulaireCouper, regrouper, intervertir, réaffecter une réservation
Comment couper une réservation :
Cliquez sur le pictogramme en forme de ciseaux situé en bas à gauche du planning.
Cliquez sur le jour où vous souhaitez scinder la réservation.
Une fois que vous avez cliqué à l'endroit où vous souhaitez scinder, cliquez à nouveau sur l'icône en formePopulaireBloquer et débloquer le réallotement des chambres
Comment Bloquer les réallotement des chambres :
Ouvrir la réservation dans l'onglet "le pictogramme du lit".
Cliquez sur la sélection des chambres.
Cliquez sur "Empêcher le réallotement".PopulaireChanger le statut d'une chambre: check-in / check-out / En attente
Pour modifier le statut d'une chambre, vous devez vous rendre dans l'onglet "Chambres" de la réservation
En face du nom de la chambre, cliquez sur le "Sablier" :
Le "Sablier" correspond au status "en attente",
La "Flèche verte" correspond au "check-in".
Le "Flèche grise" correspond au "check-out".Quelques lecturesForcer le placement d'une réservation reçue avec un article sans correspondance
Gestion des articles non mappés après mise à jour ( OTA ➔ Eresa )
Contexte
Depuis la dernière mise à jour, les articles intégrés via les OTA s’insèrent désormais automatiquement dans les Eresa.
➔ Attention : pour que les réservations se placent automatiquement, il est impératif qu’un article correspondant existe déjà dans Thaïs.
Étapes pour résoudre un article non mappé
Voici comment procéder :
Rendez-vous sur l’Eresa concernée, visible en haut duQuelques lecturesDésactiver la taxe de séjour automatique
Comment désactiver la taxe de séjour automatique :
Cliquez sur "le pictogramme du dossier" pour ouvrir l'onglet correspondant.
Cliquez sur "le pictogramme de la maison" pour désactiver l'application automatique de la taxe de séjour.
Cliquez sur "La petite flèche noire" pour déplier les prix.
Vous pouvez désormais modifier le prix manuellement en cliquant directement dessus.
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image1oktoe.pQuelques lecturesModifier la couleur et ajouter des icônes sur une réservation
Pour modifier la couleur et ajouter des icônes à une réservation, ouvrez la réservation :
Cliquez sur "le pictogramme du stylo" pour ouvrir le panneau de modification de la chambre.
Cliquez pour ouvrir le panneau des couleurs et icônes.
Sélectionnez la couleur souhaitée.
Cliquez àQuelques lecturesAjouter un article à une réservation
Voici les étapes à suivre pour ajouter un ou plusieurs extras sur votre réservation :
Rendez-vous dans l'onglet "Dossier" de la réservation
Cliquez sur le + afin d'ouvrir le panel des extras
Sélectionnez ensuite l'article souhaité en notant les premières lettre de l'article concerné préalablement créé dans le module CONFIG
Choisissez la quantité à ajouter, sélectionnez les chambresPeu de lecturesForcer le recalcul des packages et des prix
Comment forcer le recalcul des packages et des prix ?
Le recalcul des packages et des prix se font sur une réservation.
Le recalcul des packages :
Exemple : J’ai créé une réservation avec un régime appelé "Plan tarifaire 1", qui inclut un petit-déjeuner au prix de 10 euros par personne.
Si vous souhaitez modifier le tarif du petit-déjeuner inclus dans le régime "Plan tarifaire 1", vouPeu de lecturesFusionner des réservations groupées
Vous avez deux solutions :
Cochez la case pour tout sélectionner et fusionner.
Ou cochez uniquement les réservations que vous voulez fusionner.
Cliquez sur "le pictogramme de flèche simple vers le haut" pour fusionner.
Les réservations se sont bien fusionnées en une seule réservation.Peu de lecturesAjouter un extra à une réservation
Voici les étapes à suivre pour ajouter un ou plusieurs extras sur votre réservation :
Rendez-vous dans l'onglet "Dossier" de la réservation
Cliquez sur le + afin d'ouvrir le panel des extras
Sélectionnez ensuite l'article souhaité en notant les premières lettre de l'article concerné préalablement créé dans le module CONFIG
Voici le lien vers le tutoriel pour créPeu de lecturesCréer une réservation multi-chambres
Pour créer une réservation multi-chambres, procédez comme suit :
Créez votre réservation de manière habituelle.
Si vous avez oublié des chambres, vous pouvez en ajouter en cliquant sur la réservation concernée, puis sélectionnez le pictogramme « + ».
Vous pourrez ensuite ajouter le nombre de chambres souhaité, dans la limite des disponibilités.
Si vous avez besoin d'assistance ou de prPeu de lecturesCréer une réservation simple ou réservation de groupe
Créer une réservation simple ou réservation de groupe :
Positionnez-vous sur la date de départ, puis cliquez (maintenez le clic) et faites glisser vers la droite jusqu'à la période désirée.
Ou cliquez sur " + " en bas à droite de l'écran.
PS : voir l'image en dessous pour suivre les étapes numérotées.
Cliquez sur "Sélectionnez un client" pour ouvrir l'ajout et la recherchPeu de lecturesCréer et gérer une option de réservation
Comment créer une option :
Suivez les étapes numérotées dans l'image ci-dessous. Vous pouvez agrandir l'image en cliquant dessus.
Cliquez sur " + " pour ouvrir l'onglet de création de réservation.
Cliquez sur le pictogramme du calendrier avec une petite montre pour accéder à la création d'une option.
Choisissez les dates du séjour.
Sélectionnez une fiche client ou créez-en une si elle n'existe pas.
Indiquez le nombre de personnes.
Choisissez le régime tarifaire.
SaisissPeu de lecturesExtraire une chambre d'un groupe
Sélectionner la chambre que vous voulez extraire.
Cliquez sur : (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image1943cah.png =50xauto) pour extraire la chambre.
Voici le résultat : la chambre est extraite et une nouvelle réservation séparée est créée. Cependant, cette nouvelle réservation reste associée au groupe de facturation d'origine.
(https:/Peu de lecturesTransmettre des informations en interne avec les notifications
Comment utiliser le système de notification pour transmettre des messages interne :
Dans la réservation, cliquez sur "la cloche" pour ouvrir l'onglet des notifications.
Cliquez sur le "+" pour créer une notification.
Vous pouvez choisir dans quel module faire apparaître la notification et le niveau de sévérité.
Ajoutez le "Titre".
Sélectionnez la date et l'heure à laquelle déclencher la notification
Entrez votre texte.
Validez en cliquant sur "OK"
(https://storage.crispPeu de lecturesFaire le mapping d'un article
Suite à la mise à jour, les articles intégrés dans les OTA viennent désormais s'intégrer dans les Eresa.
Par contre, vous devez avoir un article correspondant pour que ces réservations se placent automatiquement.
Pour régler ce problème, voici la marche à suivre :
Aller sur la Eresa à placer en haut du planning ou dans le dashboard.
Ouvrez la Eresa en cliquant sur le stylo, l'article non mappé s'affichera avec un point d'exclamation rouge pour indiquer que l'article n'est pas mappé.
(Peu de lecturesConfigurer et ajouter vos provenances et motifs de réservations
Comment configurer vos provenances :
Regarder l'image en dessous pour suivre les étapes numérotées.
Allez dans la configuration puis dans l'onglet "Réservations".
Cliquez sur Provenance réservations.
Cliquez sur "+Ajouter" pour créer une nouvelle provenance.
Saisissez le libellé correspondant.
Changez la couleur pour faciliter l'identification dans vos statistiques.
Cliquez sur "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications.
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/wePeu de lecturesRaccourcir un séjour
Tout d'abord pour raccourcir la réservation il vous suffit de cliquer sur les dates et sélectionner la nouvelle période
Une fois le séjour raccourci il faudra supprimer les nuitées si vous ne souhaitez pas les facturer.
Rendez-vous dans l'onglet Prix, vous verrez un point dPeu de lectures
Procédure et informations générales
Gérer mes tarifs, grilles tarifaires et restrictions
Communiquer avec son client et gérer ses informations
L'outil Dashboard pour une gestion simplifié de la réception
Contrôle quotidien (encours, arrhes non consommés, Débiteurs)
Pour le Module Hôtel :
Grâce aux Contrôles Quotidiens, vous pouvez désormais suivre et gérer facilement vos Encours, Arrhes non consommés (des séjours passés) et Débiteurs.
Cliquez sur "Le pictogramme du dashboard" pour ouvrir le dashboard.
Cliquez sur "Contrôle quotidien"
Vous arrivez par défaut sur l'onglet "Encours", vous avez aussi l'onglet "Arrhes non consommées" et "Débiteurs".
Cliquez sur "Le pictogramme de la flèche" pour déplier et avoir les détailsQuelques lecturesExporter la liste des clients présents
Comment exporter la liste des clients présents :
Cliquez sur "Le pictogramme du compteur" pour ouvrir le dashboard.
Pour accéder à l'onglet des réservations, qui sont par défaut à la date du jour, il vous suffit de cliquer sur "le pictogramme des 3 barres".
La sélection 'Présentes' par défaut vous permet d'exporter la liste de tous les clients pour le jour sélectionné. Si vous sélectionnez que check-in, cela ne téléchargera que la liste des clients en réservation check-in. Le fonctioPeu de lecturesFiche d'accueil
Cliquez sur : (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/imagel4sugl.png =36xauto)pour ouvrir le tableau de bord.
Cliquez sur 'Check-in' pour ouvrir la liste des réservations en check-in.
La coche sert à tout sélectionner (voir l'image).
Cochez pour sélectionner la réservation et toutes les chambres dans la réservation.
Cliquez sur : (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/imagelnwtzk.png =53xauto)pPeu de lecturesDashboard Onglet “check-in” et “check-out”
Gérer vos check-in depuis le dashboard :
Cliquez sur le pictogramme pour ouvrir le dashboard
Cliquez sur 'Check-in' pour ouvrir l'onglet 'Check-in'.
Pour effectuer un check-in de masse, cochez la case pour sélectionner toutes vos réservations, puis cliquez sur "le pictogramme de la flèche verte" pour passer toutes les chambres en check-in.
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/webPeu de lecturesAjouter des extras depuis le Dashboard extras
Ajouter des extras depuis le Dashboard Extras :
Voir les étapes numérotées sur l'image.
Ouvrez le Dashboard.
Cliquez sur Extras.
Cliquez sur "+" pour ouvrir la fenêtre de recherche des réservations.
Recherchez la réservation dans le menu déroulant.
Cochez la chambre ou les chambres sur lesquelles vous souhaitez ajouter un extra.
Recherchez l'article et sélectioPeu de lecturesDashboard Onglet “Extra”
Gérer vos extras depuis le dashboard :
Voir l'image pour les étapes numérotées.
Cliquez sur Le pictogramme du dashboard pour l'ouvrir.
Cliquez sur Extras pour ouvrir la fenêtre des extras.
Vous pouvez filtrer vos extras en cliquant sur le filtre de votre choix.
Cliquez sur la case pour afficher les détails.
Affichage détaillé :
Vous pouvez cocher l'extra attribué àPeu de lecturesLe planning
Voici comment utiliser le planning de la nouvelle version de Thaïs :
Vous avez désormais deux affichages différents disponibles, le premier correspond à la vue planning classique.
Deux modes sont ensuite présents, le premier fonctionne par type de chambre, il vous permet de facilement afficher les détails ou non.
Dans cet exemple j'affiche les détails de mes SINGLE et TWIN.
J'ai quand même les informations de disponibilités sur les autres types de chambres.
(https://storaPeu de lecturesConfigurer des repas via le Dashboard
Comment configurer des repas via le Dashboard ?
Si vous accédez à l’onglet Repas dans Dashboard, vous aurez la possibilité de pointer vos extras, comme vos petits-déjeuners, déjeuners ou autres repas.
Pour les pointer, vous pouvez les surligner en jaune en cochant les petits-déjeuners qui ont été consommés :
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a9858Peu de lectures