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Gagner du temps en utilisant son ChatBot (BOT IA)

Qu'est ce qu'un BOT IA (ChatBot) ? 🤖


  • Un service client et un support 24h/24
  • Une assistance personnelle
  • Une automatisation des processus internes

C’est comme un conseiller virtuel à l'accueil. Il est là pour vous guider, répondre instantanément à vos questions courantes et vous orienter au bon endroit, sans aucune attente. L'avantage du ChatBot, c'est d'obtenir une solution immédiate, sans effort et à n'importe quelle heure.


Quand et pourquoi utiliser un BOT IA ? 💡


Pourquoi l'utiliser ?


  • Pour ne plus perdre de temps, le BOT IA répond en moins de 2 secondes. Un conseiller met parfois des heures à répondre à un mail.
  • Le ChatBot n'a pas d'horaires. Vous pouvez gérer vos problèmes au moment où vous êtes disponible, pas que quand nos bureaux sont ouverts.
  • Le ChatBot fait l'effort à votre place. Vous avez juste à taper votre demande avec une phrase courte et familiaire ("Je trouve plus ma facture"), et le ChatBot vous apporte l'information directement.
  • C'est le moyen le plus rapide d'obtenir de l'aide. Si le chatbot sait répondre, le problème est réglé en 5 secondes. S'il ne sait pas, il transmet directement à nos conseillers supports.


Comment configurer son ChatBot sur Thais ? 🛠️


Choisir votre moteur d'IA

Dans le module ⚙️ CONFIG > Onglet Chatbot IA, vous avez le choix entre les trois leaders du marché :

  • Mistral (Le champion français, idéal pour la confidentialité).
  • Anthropic (Claude) (Excellent pour le raisonnement complexe).
  • OpenAI (ChatGPT) (La référence polyvalente).


Exemple : Configurer Mistral : Récupérer et installer la clé API


La clé API est le "mot de passe" technique qui autorise Thaïs à discuter avec Mistral.


  • Allez dans **"API Keys" **(clés Api) et cliquez sur "Create new key" (créer une nouvelle clé).
  • ⚠️ Très important : Copiez la clé immédiatement. Pour des raisons de sécurité, elle ne s'affiche qu'une seule fois.


  • Retournez dans Thaïs, Configuration, onglet Chatbot IA, collez la clé dans le champ correspondant.



  • N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder en bas de page.
  • Un message va s'afficher en bas de page pour vous confirmer la connexion.


💡 Un dernier conseil de sécurité

Une clé API est aussi sensible qu'un code de carte bleue. Si vous pensez qu'elle a été vue par une personne non autorisée, supprimez-la sur la console Mistral et générez-en une nouvelle immédiatement dans Thaïs.


Exemple : Configuration du Connecteur IA avec CHATGPT (OPENAI)


Pour activer l'intelligence artificielle dans Thaïs avec CHATGPT, vous n'avez pas besoin d'un abonnement ChatGPT Plus à 20 $/mois. Les deux systèmes sont totalement indépendants. Il faut surtout disposer d'un compte API OpenAI avec facturation activée.


🛠️ Comment configurer votre compte API OpenAI ?


  1. Créer un compte de développeur : Rendez-vous sur la plateforme OpenAI API.
  2. Aucun forfait ChatGPT spécifique n'est requis.
  3. Activez simplement la facturation « Pay as you go » sur la plateforme OpenAI.
  4. Ajouter un moyen de paiement : Enregistrez une carte bancaire valide.
  5. Charger des crédits : Effectuez un premier versement manuel (un montant de 5 $ à 20 $ est largement suffisant pour démarrer).


Si vous avez déjà ChatGPT Plus (20$/mois) : L'abonnement Plus ne donne pas accès aux crédits API. Les deux sont indépendants.


Pour un usage classique :

Si l'IA sert à :

  • recevoir des envois personnalisés,
  • assister le personnel,
  • générer des graphiques et des excels.


Vérifiez ici votre forfait :


💵 Quel budget prévoir pour l'utilisation ?


Contrairement à un abonnement fixe, l'API ne vous coûte que ce que vous consommez réellement. Pour un usage classique dans un hôtel :

  • ✨ Générer des e-mails et des envois personnalisés aux clients,
  • 🖨️ Assister le personnel au quotidien,
  • 📊 Analyser, générer des graphiques et des fichiers Excel.


💬 Utiliser le Chatbot au quotidien


Pour accéder à votre ChatBot à partir de Thais :
  1. Module Hôtel
  2. Cliquez sur le petit onglet en forme de bulle en bas à gauche
  3. Une fenêtre va s'ouvrir "Assistant IA"
  4. Posez lui une question dans un langage naturel
  5. Cliquez sur le bouton Envoyer

En cas d'anomalie : Si une erreur s'affiche (problème réseau ou timeout), ne paniquez pas : renvoyez simplement votre demande. Les connexions API peuvent parfois nécessiter une seconde tentative pour s'initialiser.


💡 Astuces pour de meilleurs résultats


  • Soyez précis : Plus vous donnez de contexte à l'IA, plus sa réponse sera pertinente.
  • Actions directes : N'hésitez pas à lui demander d'effectuer des tâches répétitives pour vous faire gagner du temps.
  • Historique : La fenêtre de droite conserve souvent le fil de votre discussion actuelle pour vous permettre d'approfondir un sujet.


📅 Planifier des tâches avec l'IA périodiquement

Cette fonctionnalité est idéale pour recevoir des rapports automatiques, lancer des vérifications de routine ou automatiser des tâches administratives répétitives.


🛠️ Procédure de création

  1. Accès au module Configuration : Cliquez sur l'onglet "Chatbot IA".
  2. Allez dans le sous-onglet nommé "Envois Planifiés".
  3. Nouvelle tâche : Cliquez sur le bouton [ + ] pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle tâche automatisée.


📝 Configuration de votre tâche récurrente


Dans la fenêtre de configuration, vous devrez renseigner trois éléments essentiels :

  • Le Titre : Donnez un nom clair à votre automatisation (ex: "Rapport d'occupation hebdomadaire", "Alerte No-Show quotidienne").
  • La Récurrence (Périodicité) : Définissez la fréquence à laquelle l'IA doit exécuter cette action :
    • Chaque jour à une heure précise (ex: à 23h00 pour le rapport de fin de journée).
    • Chaque semaine (ex: tous les lundis matins à 8h00).
    • Chaque début de mois.
  • La Requête (Le Prompt) : Écrivez la commande exacte que l'IA devra exécuter automatiquement.
    • Exemple : "Tu es analyste hôtelier. Chaque matin, tu génères un rapport KPI quotidien destiné à l'équipe dirigeante de l'hôtel. À partir des données extraites du PMS, tu produis un rapport structuré contenant les indicateurs du mois en cours ET du mois suivant. DONNÉES À UTILISER Date du jour : [DATE_DU_JOUR] Heure de génération : [HEURE_GENERATION] Mois en cours : [MOIS_EN_COURS] Mois suivant : [MOIS_SUIVANT] Nombre de chambres de l'hôtel : [NOMBRE_CHAMBRES] MOIS EN COURS Indicateurs cumulés du 1er du mois à aujourd'hui : Taux d'Occupation : [TO_MOIS_EN_COURS] Prix Moyen Hébergement TTC : [PM_MOIS_EN_COURS] Chiffre d'Affaires global TTC : [CA_MOIS_EN_COURS] Mêmes indicateurs à la même heure hier (même périmètre de dates) : TO veille : [TO_MOIS_EN_COURS_VEILLE] PM veille : [PM_MOIS_EN_COURS_VEILLE] CA veille : [CA_MOIS_EN_COURS_VEILLE] "


💡 Exemples de tâches à planifier absolument

  • Tous les jours à 9h00 : > "Fais la liste des chambres qui partent aujourd'hui et dont le solde n'est pas à zéro, puis affiche-la sous forme de tableau."
  • Chaque vendredi à 16h00 : > "Analyse le taux d'occupation des 14 prochains jours et alerte-moi si un week-end est en retard par rapport à nos prévisions habituelles."


Une fois votre formulaire rempli, cliquez sur "Sauvegarder" pour activer le planning. Votre tâche apparaîtra alors dans votre liste des actions planifiées, où vous pourrez la modifier ou la mettre en pause à tout moment.


Vous préférez converser directement depuis votre appli IA, installer le MCP Thaïs dessus

Mis à jour le : 29/06/2026

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