Point avec votre comptable

Ce tutoriel propose de gérer les frais d'annulations via une catégorie d'article et un article spécifique.

Cela vous permet de les retrouver facilement de votre côté et de les séparer dans un compte comptable distinct pour vos déclarations.

Il s'agit de la bonne méthode dans la majorité des cas mais certains service comptable préfèrent que ces frais soient compris dans la partie hébergement classique.

Nous vous recommandons donc de prendre contact avec votre service comptabilité afin de vous assurer de la bonne méthode.

Différence entre Annulation et No-show

Dans Thaïs, vous avez deux manières de traiter une réservation qui ne sera pas honorée. Le choix dépend de vos besoins en analyse statistique.

1. Quelle différence pour vos statistiques ?

L'annulation : Le client vous a prévenu. Cela libère la chambre et permet potentiellement de la revendre.

Le No-Show : Le client ne s'est pas présenté et n'a pas prévenu. La chambre est restée bloquée toute la nuit.

2. Quelle configuration pour votre comptabilité ?

Bien que l'indemnité retenue soit de même nature, votre expert-comptable peut avoir des exigences spécifiques :

**Article unique : **La majorité des établissements utilisent un seul article (ex: "Frais d'annulation") pour les deux cas. C'est la méthode la plus simple.

Articles distincts : Certains comptables préfèrent séparer les revenus issus des annulations de ceux issus des No-Shows. Dans ce cas, vous devrez créer deux catégories d'articles et deux articles différents dans Thaïs : "Frais d'annulation" et "Frais de No-Show".

Comptes comptables séparés : Si votre comptable souhaite isoler ces montants dans votre balance, vous devrez associer ces articles à des catégories différentes (ex : l'un vers un compte 708 "Produits annexes", l'autre vers un compte 758).

Pourquoi ne pas facturer directement l'hébergement ?

Même en cas de No-Show, il est déconseillé de facturer la ligne "Hébergement" originale.

Utiliser un article de Frais spécifique vous permet :

De ne pas fausser votre Prix Moyen (puisque personne n'a dormi dans la chambre).

De vous protéger en cas de litige bancaire (le libellé "Frais d'annulation" est juridiquement plus solide qu'une facture de séjour pour un client absent).

Comment gérer une annulation avec frais ?

Pour gérer une annulation où vous allez retenir des frais, vous pouvez procéder de la manière suivante :

Dans un premier temps, afin de faire apparaitre ces frais, il vous faudra créer l'article correspondant.

1. Il faut créer une catégorie d'article frais d'annulation pour faciliter sa visibilité dans les statistiques.
2. Créez ensuite les articles « frais d’annulation » en choisissant la catégorie que vous venez de configurer.

Vous avez le choix de renseigner le nom qui vous correspond, il n'est pas obligatoire de choisir "frais d'annulation" pour la catégorie ou les articles.

(Pour créer les articles, vous pouvez suivre le ***tutoriel suivant).***

Sur la réservation :

1. Rendez-vous donc dans l'onglet "Tarifs"
2. Cliquez sur le panier afin d'ajouter un extra.
3. Sélectionnez Frais d'annulation dans "ARTICLES".
4. Sélectionnez une date de consommation.
5. Finalisez en appuyant sur "Ajouter".

Pour les étapes suivante, passez dans l'onglet "Facturation".

1. Cochez votre article "Frais d'annulation" ainsi que vos arrhes.
2. La fenêtre facturation s'ouvrira alors sur la droite et vous pourrez créer la facture qui correspond uniquement au prix des frais d'annulation en cliquant sur "+Créer la facture".
3. Vous pouvez également vous rendre dans "Texte libre" afin d'écrire un commentaire qui sera visible sur la facture.

Annuler / no-show une réservation — https://help.thais-pms.fr/fr/article/annuler-no-show-une-reservation-dibrtu/

A noter:

• Acomptes ou pré-paiements pour une réservation confirmée :
• • Contexte : Le client effectue un paiement à l'avance pour confirmer une réservation. Cela peut être un acompte (une partie du montant total) ou un pré-paiement (la totalité du montant).
  • Justification de la TVA : Dans ce cas, la TVA s'applique parce que le paiement est considéré comme une avance pour une prestation future, c'est-à-dire la fourniture du service d'hébergement par l'hôtel. L'acompte ou le pré-paiement fait partie intégrante du prix du service rendu, et donc, la TVA doit être appliquée dès ce moment.

• Annulation d'une réservation non remboursable :
• • Contexte : Le client annule une réservation qui est non remboursable. Cela signifie que même si le client annule, l'hôtel conserve tout ou partie du montant payé.
  • Justification de la TVA : Dans ce cas, la TVA s'applique également, mais pour une raison différente. Ici, le montant conservé par l'hôtel est considéré comme un paiement pour le service de réservation elle-même, et non comme une simple compensation. L'hôtel a effectivement vendu un droit de réservation, et ce service est soumis à la TVA, même si le client ne consomme pas le service final (le séjour à l'hôtel).

Lorsque vous annulez une réservation vous avez la possibilité d'envoyer un mail. Celui-ci est personnalisable dans CONFIG > Contenus > Emails.

Si vous souhaitez plus des détails sur les mails, voici un tutoriel pour vous :

https://help.thais-pms.fr/fr/article/tout-savoir-sur-les-envois-des-emails-1v898e4/

Résumé :

• Je crée ma catégorie et mon article dans la CONFIG
• J'ajoute mon article sur la réservation
• Je modifie son prix
• Je facture l'article frais d'annulation et les arrhes perçues
• J'annule la réservation

Mis à jour le : 05/05/2026