👥 Étape 1 : Configurer le modèle d'e-mail de groupe

Avant d'envoyer une confirmation à un responsable de groupe, vous devez structurer votre modèle d'e-mail (template) pour qu'il reprenne automatiquement les bonnes informations.

🛠️ Procédure de configuration

1. Ouvrez la ⚙️ CONFIG et allez dans l'onglet "Emails".
2. Faites défiler la liste jusqu'à la ligne "Confirmation de la réservation de groupe" et cliquez sur l'icône du stylo ✏️ pour la modifier.
3. Dans la zone de texte, insérez le message que vous souhaitez envoyer à vos clients.

👥 Étape 2 : Confirmer et envoyer le mail au groupe

Une fois votre modèle d'e-mail prêt dans la configuration, vous pouvez valider le dossier global pour bloquer définitivement les chambres et notifier le client.

🛠️ Procédure de validation

1. Ouvrir le dossier : Rendez-vous sur votre dossier de réservation de groupe.
2. Accès aux chambres : Cliquez sur l'onglet "Chambres" de cette réservation.
3. La validation (Le bouton Check) : Repérez le bouton en forme de coche (Check) ou de validation situé juste en dessous de la liste des chambres attribuées.

🎛️ Gestion des envois dans la fenêtre groupée

Dès que vous avez cliqué sur le bouton de validation (Check), la fenêtre d'envoi s'ouvre avec les options suivantes :

1. Cochez la réservation principale pour laquelle vous souhaitez générer et envoyer le message initial.
2. Cochez la case "Envoyer le mail" pour valider l'expédition réelle du message vers la boîte de réception de votre client. Si vous souhaitez simplement valider le statut dans le logiciel sans envoyer de mail, laissez cette case décochée.
3. L'envoi groupé en 1 clic (Copie du mail) : Cochez la case "Copie du mail".

• • 💡 Action automatique : Cette action va cocher instantanément toutes les autres sous-réservations associées à ce groupe.
  • Le résultat : Le logiciel va lier et envoyer la confirmation à l'ensemble des chambres du groupe en une seule et unique manipulation, vous évitant de répéter l'opération pour chaque ligne du dossier.

⚠️ Vigilance Réception

• Adresse e-mail unique ou multiple ? Si tout est centralisé chez le même organisateur, l'envoi groupé avec la case "Copie du mail" cochée est parfait.
• Si chaque participant du groupe doit recevoir sa propre confirmation sur son e-mail personnel, assurez-vous d'avoir bien renseigné les fiches clients individuelles avant de lancer cette procédure.

Mis à jour le : 03/06/2026