📑 La gestion des Débiteurs

La balance débiteurs vous permet de suivre les montants facturés qui n'ont pas encore été encaissés (factures à terme, paiements différés, etc.).

🔍 Consulter la balance Débiteurs / Créditeurs

(Référez-vous aux étapes numérotées sur l'image ci-dessous)

1. Accès Comptabilité : Cliquez sur le pictogramme 💻 Comptabilité.
2. Sélection du rapport : Ouvrez l'onglet "Débiteurs / Créditeurs".
3. Filtrage par période : Choisissez la plage de dates souhaitée pour laquelle vous voulez analyser vos comptes.
4. Filtrer par Application : Si vous souhaitez isoler un point de vente spécifique.
5. Recherche par nom : Saisissez directement le nom du client ou de la société pour retrouver une créance précise.
6. Extraction des données : Cliquez sur le bouton de 📥 Téléchargement pour exporter vos données au format XLS (Excel).

💡 Conseil Thais : L'export Excel est idéal pour effectuer vos relances clients. Vous y retrouverez le détail des factures en attente et les montants exacts à recouvrer.

📝 Modification du compte de facturation

Pour garantir l'intégrité comptable, il n'est pas possible de modifier directement le nom sur une facture déjà émise. Si vous devez changer le destinataire, vous devez suivre une procédure d'annulation et de réémission.

🔄 Procédure de changement de nom

1. Annulation : Vous devez procéder à l’annulation de la facture initiale.

• • Pour consulter la marche à suivre détaillée, cliquez ici :👉 Annulation de facture automatique

2. Correction : Modifiez les informations du client dans le dossier ou créez une nouvelle fiche client.
3. Réémission : Générez une nouvelle facture avec le nom correct.

📧 Réimpression et Envoi

Si vous avez simplement besoin de récupérer le document ou de le transmettre à nouveau :

• Format PDF : Pour imprimer la facture ou l'enregistrer, cliquez sur le bouton 📄 PDF (la manipulation est identique à celle effectuée lors de la création d'une facture dans le module hôtel).
• Envoi mail : Utilisez cette même fonction pour renvoyer le document par email à votre client.

💡 Conseil : Avant de valider une facture, prenez l'habitude de vérifier l'onglet "Facturation" dans le dossier de réservation pour vous assurer que le bon profil (Client ou Société) est sélectionné.

📑 Éditer un relevé de compte (Balance Débiteurs)

Cette fonction est idéale pour envoyer à un client ou à une société le récapitulatif détaillé de ses factures en attente.

🛠️ Procédure d'édition

(Référez-vous aux étapes numérotées sur l'image ci-dessous)

1. Afficher le détail : Dans votre balance débiteurs, cliquez sur la petit flèche (🔽) à gauche du nom du client pour déplier la liste et afficher toutes ses factures.
2. Sélectionner les documents : Cochez manuellement les factures que vous souhaitez faire apparaître sur le relevé.
3. Exporter : Cliquez sur le bouton de 📥 Téléchargement.

• • Le système générera alors un document récapitulatif regroupant les informations des factures sélectionnées.

💡 Astuce Pro : Vous pouvez sélectionner toutes les factures d'un seul coup pour envoyer un relevé complet, ou n'en choisir que certaines si le client souhaite un relevé partiel pour un service spécifique.

🔗 Solder des factures (Fonction Lettrage)

Le lettrage vous permet de lier un règlement global à une ou plusieurs factures en attente. Cela permet de "solder" les comptes de vos clients débiteurs.

🛠️ Procédure de lettrage

(Référez-vous aux étapes numérotées sur l'image ci-dessous)

1. Activation : Activez le Mode lettrage en haut de votre interface.
2. Sélection : Cochez les factures que vous souhaitez lettrer (celles qui correspondent au paiement reçu).
3. Détails du paiement :

• • Choisissez le Mode de règlement (Virement, Chèque, etc.).
  • Ajoutez une Référence (ex: numéro du virement ou du chèque).
  • Insérez un Commentaire si nécessaire pour faciliter le suivi interne.

4. Validation : Cliquez sur le bouton "Effectuer le lettrage".

⚠️ Attention - Important : Avant de valider, vérifiez scrupuleusement que vous avez sélectionné les bonnes factures. Cette action est irréversible et impactera directement votre balance comptable.
💡 Astuce : Le lettrage est particulièrement utile pour les clients "Sociétés" qui règlent plusieurs réservations en un seul virement à la fin du mois.

Mis à jour le : 18/03/2026