🔒 La Clôture Z : Organisation par caisse

Pour une gestion comptable rigoureuse et un contrôle simplifié, la Clôture Z s'effectue désormais de manière individuelle pour chaque caisse.

💡 Pourquoi multiplier les caisses dans Thaïs ?

Il est vivement conseillé de configurer dans votre logiciel autant de caisses que vous possédez de tiroirs-caisses physiques ou de terminaux de paiement distincts.

• Précision du contrôle : En cas d'écart en fin de journée, vous identifiez immédiatement le poste concerné (Réception, Bar, Spa, etc.).
• Gain de temps : Vous évitez de dépouiller l'intégralité des encaissements de l'hôtel pour trouver une erreur isolée.
• Responsabilisation : Chaque point de vente possède son propre état de clôture indépendant.

🛠️ Création de nouvelles caisses

L'ajout d'une caisse à votre interface nécessite une intervention technique pour garantir la cohérence de vos rapports financiers.

1. Contactez le support : Envoyez votre demande de création par email.
2. Information requise : Précisez le nom souhaité pour la nouvelle caisse (ex: "Caisse Terrasse" ou "Réception Poste 2").
3. Adresse utile : 📩 support@thais-pms.com

📖 Pour aller plus loin : Pour comprendre le fonctionnement détaillé du processus de clôture, consultez notre guide complet :👉 Clôture de caisse(insérez ici votre lien interne).

🪙 La Gestion du Fond de Caisse

Le fond de caisse correspond au montant d'espèces permanent laissé dans votre tiroir-caisse pour assurer le rendu de monnaie au quotidien.

🔄 Automatisme du report

Le logiciel Thaïs est conçu pour vous faire gagner du temps : lors de l'initialisation d'une clôture, il récupère automatiquement le montant validé lors de votre dernière clôture effectuée.

📉 Pourquoi un fond de caisse fixe ?

Pour une gestion optimale, nous recommandons de conserver un montant fixe. Sauf exception (réapprovisionnement ou retrait de monnaie), ce chiffre ne varie pas d'un jour à l'autre.

Exemple concret (Fond de caisse à 200 €) :

• Hier soir (Dernière clôture) : Après votre comptage, vous avez validé un fond de caisse final de 200,00 €.
• Aujourd'hui (Nouvelle clôture) : Thaïs identifie ce montant. Dès l'ouverture de la fenêtre de clôture, le logiciel affiche directement 200,00 €.
• Le résultat : Aucune saisie n'est nécessaire ! Vous vérifiez simplement la cohérence du montant et validez.

🚀 Votre première utilisation

Lors de votre toute première clôture Z sur le logiciel :

1. Le champ sera affiché par défaut à 0 €.
2. Renseignez manuellement le montant de votre fond de caisse actuel.
3. Une fois validé, ce montant sera mémorisé et proposé automatiquement pour toutes vos prochaines clôtures.

💡 Conseil : Si vous devez exceptionnellement modifier votre fond de caisse (par exemple, passer de 200 € à 300 €), modifiez simplement le chiffre lors de votre clôture. Le nouveau montant deviendra alors la référence pour le lendemain.

📌 Les points clés à retenir

Pour une gestion de caisse sereine et sans erreur, gardez toujours à l'esprit ces trois règles d'or :

• 🔍 Vérifiez votre caisse Avant de cliquer sur "Valider", assurez-vous d'avoir sélectionné la bonne caisse dans la liste déroulante (ex: Réception, Bar, Spa). Cela garantit que vos encaissements sont affectés au bon point de vente.
• 💾 Validation définitive Une fois la clôture Z validée, le Chiffre d'Affaires est définitivement inscrit en base de données. Attention : Assurez-vous que toutes vos opérations de la journée (ventes, paiements, remboursements) ont été saisies avant de lancer la clôture.
• ⚡ Fluidité & Gain de temps Grâce au report automatique du fond de caisse, vous n'avez plus à ressaisir votre montant de départ chaque jour. Cela élimine les erreurs de calcul au démarrage et sécurise votre suivi comptable.

⚠️ Rappel : Une bonne clôture est le reflet d'une journée bien gérée. En cas de doute, consultez votre Contrôle de Caisse avant de finaliser l'opération.

Mis à jour le : 18/03/2026