Comment gérer une annulation avec frais ?

Pour gérer une annulation où vous allez retenir des frais, vous pouvez procéder de la manière suivante :

Dans un premier temps, afin de faire apparaitre ces frais, il vous faudra créer l'article correspondant.

1. Il faut créer une catégorie d'article frais d'annulation pour faciliter sa visibilité dans les statistiques.
2. Créez ensuite les articles « frais d’annulation » en choisissant la catégorie que vous venez de configurer.

Vous avez le choix de renseigner le nom qui vous correspond, il n'est pas obligatoire de choisir "frais d'annulation" pour la catégorie ou les articles.

(Pour créer les articles, vous pouvez suivre le ***tutoriel suivant).***

• Arrhes avec option d'annulation : Pas de TVA

Si le client verse des arrhes qui lui permettent d'annuler sa réservation, ces arrhes ne sont pas soumises à la TVA, car elles sont considérées comme une compensation en cas d'annulation, pas comme un paiement pour un service.

Par exemple : Le client réserve une offre Flexible avec un délai d'annulation à J-7 et annule 6 jours avant (annulation tardive).

• Annulation d'une réservation non remboursable : TVA appliquée

Par exemple : Une réservation NANR au prix de 200€ pour une nuit. Le client nous a versé des arrhes à hauteur de 61€. Il a annulé sa réservation, mais ces 61€ ne seront donc pas remboursés.

Si le client annule une réservation qui n'est pas remboursable, les sommes conservées par l'hôtel sont soumises à la TVA, car elles ne sont pas considérées comme une compensation, mais comme** un paiement **pour avoir réservé la chambre.

Voici comment procéder dans les deux cas *(en veillant à bien vérifier la TVA de l'article " frais d'annulation" selon le cas) :*

Rendez-vous donc dans l'onglet "Prix" sur votre réservation annulée.

1. Cliquez sur le panier afin d'ajouter un extra.
2. Sélectionnez Frais d'annulation dans "ARTICLES".
3. Sélectionnez une date de consommation.
4. Finalisez en appuyant sur "Ajouter".

Pour les étapes suivante, passez dans l'onglet "Facturation".

1. Cochez votre article "Frais d'annulation" ainsi que vos arrhes.
2. La fenêtre facturation s'ouvrira alors sur la droite et vous pourrez créer la facture qui correspond uniquement au prix des frais d'annulation en cliquant sur "+Créer la facture".
3. Vous pouvez également vous rendre dans "Texte libre" afin d'écrire un commentaire qui sera visible sur la facture.

Il vous suffira ensuite d'annuler la réservation et ce dossier sera donc bien régularisé.

A noter:

• Acomptes ou pré-paiements pour une réservation confirmée :
• • Contexte : Le client effectue un paiement à l'avance pour confirmer une réservation. Cela peut être un acompte (une partie du montant total) ou un pré-paiement (la totalité du montant).
  • Justification de la TVA : Dans ce cas, la TVA s'applique parce que le paiement est considéré comme une avance pour une prestation future, c'est-à-dire la fourniture du service d'hébergement par l'hôtel. L'acompte ou le pré-paiement fait partie intégrante du prix du service rendu, et donc, la TVA doit être appliquée dès ce moment.

• Annulation d'une réservation non remboursable :
• • Contexte : Le client annule une réservation qui est non remboursable. Cela signifie que même si le client annule, l'hôtel conserve tout ou partie du montant payé.
  • Justification de la TVA : Dans ce cas, la TVA s'applique également, mais pour une raison différente. Ici, le montant conservé par l'hôtel est considéré comme un paiement pour le service de réservation elle-même, et non comme une simple compensation. L'hôtel a effectivement vendu un droit de réservation, et ce service est soumis à la TVA, même si le client ne consomme pas le service final (le séjour à l'hôtel).

Lorsque vous annulez une réservation vous avez la possibilité d'envoyer un mail. Celui-ci est personnalisable dans CONFIG > Contenus > Emails.

Si vous souhaitez plus des détails sur les mails, voici un tutoriel pour vous :

https://help.thais-pms.fr/fr/article/tout-savoir-sur-les-envois-des-emails-1v898e4/

Mis à jour le : 28/10/2025