Vos premiers jours sur Thaïs — Hôtel · Restaurant · Bar

Les gestes essentiels pour bien démarrer avec Thaïs, illustrés pas à pas avec les écrans de votre logiciel.

Votre journée type dans Thaïs

Quatre moments, quatre écrans : suivez ce fil et vous ne raterez rien.

• Le matin — Dashboard : arrivées, départs, liste des petits-déjeuners, chambres à faire.
• En journée — Planning : créer, déplacer, confirmer et facturer les réservations.
• Au service — Module Restaurant : ouvrir les tables, envoyer en cuisine, encaisser ou transférer.
• Le soir — Contrôles + Clôture Z : contrôle quotidien, contrôle de caisse, puis Clôture Z.

Le planning, votre écran d'accueil

1. Aller à une date — cliquez sur la date ou les flèches.
2. Revenir à aujourd'hui — le bouton GPS vous ramène au jour J.
3. À placer — les réservations reçues à attribuer.
4. Une réservation — clic pour l'ouvrir, glisser pour la déplacer.
5. Nouvelle réservation — le bouton + en bas à droite.

Les couleurs des bulles : non confirmée · confirmée · check-in · check-out (logo € = soldée).

Créer une réservation en 5 étapes

1. Cliquez sur + — ou faites glisser sur le planning sur les dates voulues.
2. Dates et personnes — Thaïs affiche les disponibilités réelles.
3. Typologie et tarif — choisissez la chambre et l'offre (régime).
4. Le client — tapez les premières lettres du nom, du téléphone ou de l'e-mail.
5. La disquette — la réservation est créée et la dispo envoyée aux canaux.

Téléphone qui sonne ? Cliquez sur + et validez d'abord la chambre : la disponibilité est bloquée tout de suite, vous complétez la fiche client ensuite.

Chambre en travaux ? Le bouton + permet aussi de bloquer une chambre sur une période (hors service). Un clic suffit pour la rouvrir.

La fiche réservation : trois onglets clés

1. Chambres — commentaires, check-in/out, confirmation.
2. Tarifs — préfacturation : extras, remises, prix.
3. Facturation — encaisser et créer la facture.

• Les lignes cochées : elles seules partent sur la facture.
• L'aperçu : la proforma se met à jour en direct.

Un repas à retirer de la facture ? Décochez la ligne : inutile de passer son prix à 0 €.

Facturer et encaisser un séjour

1. Onglet Facturation — ouvrez la réservation.
2. Cochez les lignes — ventes et arrhes à inclure.
3. Vérifiez l'aperçu — proforma à droite, envoyable par e-mail.
4. Créer la facture — le client doit être renseigné.
5. + Paiement — CB, espèces, ANCV, virement…

Les demandes clients les plus fréquentes :

• Factures séparées — créez plusieurs factures depuis le même séjour, avec un ou plusieurs paiements.
• Justificatif sans détail — « + Justificatif » sur la facture : un libellé et le montant réglé.
• Erreur de nom — annulez la facture, corrigez la fiche, refacturez (règle NF525).

Arrhes oubliées sur une facture déjà créée ? Elles peuvent encore être consommées depuis l'onglet Facturation.

Lire une facture Thaïs

1. Prix unitaire HT — obligatoire sur chaque ligne (art. 242 nonies A, annexe II du CGI).
2. Quantité = nombre de nuitées — ici 4 : séjour du 11 au 15 novembre.
3. Total TTC de la ligne — votre prix de vente, tel que saisi dans l'article.
4. Total TTC de la facture — taxe de séjour comprise, puis paiements et reste à payer.

Vos articles sont saisis en TTC : Thaïs en déduit le HT, pour que le total TTC corresponde exactement à vos prix. Logiciel certifié NF525.

Les situations à connaître dès la première semaine

• Séjour raccourci — le prix n'est pas recalculé (pour pouvoir facturer la nuit) : sinon, supprimez-la dans Tarifs.
• Client qui a trop payé — créez un avoir : + Paiement, mode « Avoir ».
• Soirée étape en factures séparées — dissociez nuit, petit-déjeuner et repas en extras, puis facturez séparément.
• Acomptes de l'ancien logiciel — saisissez-les en arrhes avec leur date d'origine (à valider avec votre comptable).
• Garantie carte bancaire — finalisez Payline : cartes virtuelles Booking/Expedia rattachées automatiquement.
• Annulation ou no-show — menu ⋮ de la réservation : la taxe de séjour est retirée automatiquement.

Le restaurant : votre plan de salle

1. Vos salles — Salle 1, Salle 2, Terrasse : un clic pour changer.
2. Plan ou grille — basculez entre le plan visuel et la vue en grille.
3. Table occupée — couverts, chrono et serveur s'affichent.
4. Table libre — cliquez sur + puis indiquez le nombre de couverts.

Ventes au comptoir (cafés) : une table dédiée au bar, ou le module POS pour isoler ces ventes du restaurant.

Prendre une commande

1. Catégories — menus, entrées, plats… pour trouver vite.
2. Moments — entrée, plat, dessert : filtrez la carte.
3. Articles — un clic ajoute l'article à la table.
4. Réclamer — envoie ce moment du repas en cuisine.
5. Encaisser — ouvre l'écran de paiement.

Appui long sur un article : quantité, prix, note ou moment. Une annulation demande un motif : c'est la loi (NF525).

Trouver vite un article en caisse

1. Rechercher — tapez quelques lettres : l'article apparaît.
2. Cartes et catégories — autant que nécessaire ; l'ordre suit la config.
3. Top ventes — seule liste figée, classée selon vos ventes.

Changer l'ordre : modifiez la liste en config, puis déplacez une fois un article pour forcer l'actualisation.

Où sont mes sur-catégories ? Elles servent à l'analyse (statistiques et comptabilité) et n'apparaissent pas en caisse. Au service, on s'organise avec les cartes, les catégories et les articles.

Encaisser, partager ou transférer

1. Calculatrice — divisez la note (÷) ou payez en plusieurs fois.
2. Transfert chambre — les flèches envoient la note sur la réservation.
3. Compte client — pour un client du restaurant réglé plus tard.
4. Facture A4 — facturer au nom du client, via Resort.
5. Le montant — saisissez le montant puis choisissez le mode de paiement.

Additions séparées : désélectionnez les lignes d'un convive pour éditer un ticket par personne.

Soirée étape et petits-déjeuners

• Réservation hôtel — régime « Soirée étape » : dîner et petit-déjeuner inclus via le package.
• Réservation resto créée — elle apparaît automatiquement côté Restaurant.
• Carte Soirée étape — articles à 0 € pour envoyer en cuisine sans refacturer.
• Supplément — plat plus cher ? Ajoutez l'article « supplément ».

La liste des petits-déjeuners du lendemain : Dashboard › Repas, puis CTRL+P pour l'imprimer. Pour que les soirées étape y figurent, l'article petit-déjeuner doit être dans le package du régime, réglé « au check-out », « par jour » et « par personne ».

Fin de journée : trois contrôles, dans l'ordre

1. Contrôle quotidien — encours, arrhes non consommées, débiteurs : rien n'est oublié ?
2. Contrôle de caisse — les totaux par mode de paiement collent-ils au TPE ?
3. Clôture Z — quand tout est juste : un PDF daté et numéroté est généré.

Erreur de mode de paiement après la Clôture Z ? Annulez le paiement (écriture inverse) puis ressaisissez-le.

Retrouver votre état de fin de mois

Vos rubriques de suivi deviennent des sur-catégories, analysées dans Récapitulatifs › Récap. catégories :

• Hôtel · Soirées étape · Petit-déjeuner · Restaurant · Bar alcool · Bar sans alcool · Réceptions & groupes.
• Taxe de séjour : export dédié.

Quel rapport pour quel besoin ?

• Statistiques Hôtel — réservations du planning entre deux dates, pour analyser l'activité.
• Statistiques Resort — ventes à la date de consommation, pour chercher une erreur.
• Comptabilité Resort — ventes facturées entre deux dates : vos chiffres mensuels figés.

Besoin d'aide pour paramétrer vos sur-catégories ? Prenez rendez-vous avec notre équipe avant votre première fin de mois.

Mettre à jour vos tarifs

1. Le pinceau — coloriez les dates de basse et haute saison.
2. Les réglages — prix et restrictions de chaque grille.
3. Enregistrer… puis appliquer — double sauvegarde : sans l'application, rien ne change.

Gagnez du temps : copiez un tableau depuis votre tableur et collez-le directement dans la grille.

Booking, HRS… : saisissez le prix final vendu, Thaïs ne calcule pas la commission.

Vos questions, nos réponses

• Puis-je imprimer le planning de la semaine ? Pas tel quel aujourd'hui. Les listes du Dashboard (clients présents, repas, extras) s'exportent ou s'impriment ; voyons ensemble la solution pour le planning du personnel.
• Dans quel CA vont les petits-déjeuners ? Vendus côté hôtel, ils remontent dans le CA hôtel. Vous les voulez dans le CA hébergement ? Parlons-en lors de votre point.
• Où voir le nombre de nuitées ? Sur la facture, c'est la quantité de la ligne hébergement.
• Pourquoi le prix ne baisse pas quand je raccourcis un séjour ? Pour vous laisser facturer la nuitée si nécessaire. Sinon, supprimez-la dans l'onglet Tarifs.

Besoin d'aide ? Voici qui contacter

• Le chat intégré — le plus rapide pour une question au quotidien, directement depuis Thaïs.
• Le support téléphonique — du lundi au vendredi, en journée. Un problème ? On vous rappelle.
• La base de connaissance — des tutoriels pas à pas : help.thais-pms.fr.
• Un rendez-vous — visio ou téléphone avec un membre de l'équipe.

Les 5 bons réflexes

1. Commencer la journée par le Dashboard.
2. Vérifier l'onglet Tarifs avant de facturer.
3. Décocher une ligne plutôt que la passer à 0 €.
4. Faire les 3 contrôles avant la Clôture Z.
5. Poser la question au chat plutôt que chercher seul.

Les premières semaines demandent un temps d'adaptation : c'est normal, et nous sommes à vos côtés.

Mis à jour le : 09/10/2026