📄 Guide de création d'un devis : Étape 1

Le devis vous permet de bloquer temporairement des options sur le planning et d'envoyer une proposition tarifaire formelle à un client (particulier, entreprise ou groupe) avant confirmation.

🛠️ Lancer la création

1. Rendez-vous dans le menu principal (logo thaïs en haut à gauche) et ouvrir le module "Commercial".
2. Cliquez sur le bouton [ + ] (Plus) situé tout en bas à droite de votre écran.

🎛️ Renseigner les détails de la prestation

Une fois le formulaire ouvert, complétez les champs suivants pour structurer votre dossier :

1. Donnez un nom clair à votre dossier pour l'identifier facilement dans vos listes (ex: Séminaire Société X ou Famille Dupont).
2. Configurez la date d'émission de la proposition.
3. Renseignez le nombre de participants ou de clients prévus.
4. Ajoutez la fiche du client ou de l'entreprise (recherchez un profil existant ou créez-le).
5. Utilisez ce champ pour décrire la nature du séjour si nécessaire (par exemple : mariage, séminaire, anniversaire, etc.).
6. Ajoutez ici des consignes ou des remarques destinées uniquement à vous ou à vos équipes (ces notes ne seront pas visibles par le client).
7. Configurez la date limite de validité du devis. Passé ce délai, l'option pourra être libérée.
8. Indiquez le montant ou le pourcentage d'arrhes que vous souhaitez demander. (vous pouvez le faire aussi après avoir ajouter vos prestations)
9. Cliquez sur le bouton "Créer l'événement" pour enregistrer ces informations initiales.

🛍️ Ajouter des ventes au devis

Une fois l'événement créé, l'étape suivante consiste à valoriser financièrement votre proposition en y insérant vos prestations.

1. Dans le bloc des prestations du devis, cliquez sur le bouton "Ajouter".
2. Dans le menu déroulant ou la fenêtre qui s'ouvre, choisissez la nature de l'élément que vous souhaitez ajouter à votre devis :

• • Hébergement : Pour insérer vos nuitées et catégories de chambres (ex: Chambre Double Supérieure).
  • Service : Pour les prestations liées à un événement (ex: Location de salle de séminaire, Matériel de projection).
  • Extra : Pour toutes les consommations ou options additionnelles (ex: Petits-déjeuners, Pauses café, Accès Spa).

🛏️ Configurer la ligne d'hébergement

Dès que vous cliquez sur "Hébergement", un volet ou une fenêtre s'ouvre sur la gauche de votre écran pour vous guider :

1. Choisissez le nombre de personnes prévu pour cet hébergement (ex : 1 personne pour une single, 2 personnes pour une double).
2. Cliquez sur le type de chambre que vous souhaitez proposer au client (ex : Chambre Triple, Suite...).
3. Cliquez enfin sur le régime tarifaire correspondant (ex : Tarif Standard, Tarif Semaine, Offre Spéciale) pour l'ajouter officiellement à votre devis.

💼 Configurer la ligne Service

Dès que vous cliquez sur "Service", un volet ou une fenêtre s'ouvre sur la gauche de votre écran pour vous guider :

1. Choisissez la prestation de structure ou d'événementiel souhaitée.
2. Définissez la plage horaire durant laquelle le service sera utilisé.
3. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour intégrer officiellement ce service sur le devis.

📈 Impact sur votre planning

En ajoutant un service avec son créneau horaire, Thaïs pose automatiquement une option sur le planning des salles. Cela vous évite de louer deux fois le même espace aux mêmes horaires (surbooking de salle) en attendant le retour signé de votre client.

☕ Configurer la ligne Extra

Dès que vous cliquez sur "Extra", un volet ou une fenêtre s'ouvre sur la gauche de votre écran pour vous guider :

1. Choisissez le produit ou la prestation additionnelle dans votre liste (ex : Petit-déjeuner buffet, Bouteille de Champagne, Taxe de séjour, Accès Spa).
2. Indiquez le nombre d'unités à facturer (ex : 15 petits-déjeuners).
3. Sélectionnez la ou les dates spécifiques auxquelles cet article doit être rattaché (ex : uniquement le matin du départ, ou tous les jours du séjour).
4. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour intégrer l'extra sur le devis.

✉️ Envoyer le devis par E-mail

Avant de pouvoir envoyer vos emails, vous devez préparer leur squelettes (le template) dans les paramètres du logiciel :

Allez dans la CONFIG > Emails.

Recherchez les modèles nommé "évènement".

Rédigez votre texte d'accompagnement en utilisant les balises automatiques (ex: [%lastname], [%civility]) afin que le logiciel personnalise le mail tout seul à chaque envoi.

Une fois que toutes vos prestations (hébergements, services, extras) sont correctement configurées et que le montant total est validé, vous pouvez transmettre le document à votre client.

1. Dans le menu supérieur de votre dossier de devis, basculez sur l'onglet "Emails".
2. Choisissez le type de mail approprié dans le menu déroulant (par exemple : "Devis" ou "Proposition commerciale").
3. Relisez rapidement le message à l'écran, ajustez-le si nécessaire, puis cliquez sur "Envoyer le mail".

🔄 Convertir le devis en réservation ferme

Une fois que le client a validé votre proposition (et éventuellement versé les arrhes demandées) :

1. Ouvrir le devis : Retrouvez et ouvrez le dossier du devis concerné.
2. Confirmer le dossier : Cliquez sur le bouton "Confirmation" (ou Confirmer).

🔄 La procédure pas à pas dans l'onglet Config

Pour valider et faire passer la réservation — qui était jusqu'ici en simple option — en réservation ferme sur votre planning, suivez ces deux étapes :

1. Changer d'onglet : Dans le dossier de votre devis, ouvrez l'onglet "Config".
2. Valider la conversion : Cliquez sur le bouton "Convertir le dossier".

🚀 Accéder à la réservation opérationnelle

Pour basculer du dossier commercial au suivi de l'accueil de votre client, une dernière action est disponible :

1. Le dossier pas en "Converti"
2. Cliquez sur le bouton "Ouvrir dans l'hôtel". Le logiciel vous redirige automatiquement dans le module HOTEL.

Mis à jour le : 17/06/2026