📄 Guide de création d'un devis : Étape 1

Le devis vous permet de bloquer temporairement des options sur le planning et d'envoyer une proposition tarifaire formelle à un client (particulier, entreprise ou groupe) avant confirmation.

🛠️ Lancer la création

1. Rendez-vous dans le menu principal (logo thaïs en haut à gauche) et ouvrir le module "Commercial".
2. Cliquez sur le bouton [ + ] (Plus) situé tout en bas à droite de votre écran.

🎛️ Renseigner les détails de la prestation

Une fois le formulaire ouvert, complétez les champs suivants pour structurer votre dossier :

1. Donnez un nom clair à votre dossier pour l'identifier facilement dans vos listes (ex: Séminaire Société X ou Famille Dupont).
2. Configurez la date d'émission de la proposition.
3. Renseignez le nombre de participants ou de clients prévus.
4. Ajoutez la fiche du client ou de l'entreprise (recherchez un profil existant ou créez-le).
5. Utilisez ce champ pour décrire la nature du séjour si nécessaire (par exemple : mariage, séminaire, anniversaire, etc.).
6. Ajoutez ici des consignes ou des remarques destinées uniquement à vous ou à vos équipes (ces notes ne seront pas visibles par le client).
7. Configurez la date limite de validité du devis. Passé ce délai, l'option pourra être libérée.
8. Indiquez le montant ou le pourcentage d'arrhes que vous souhaitez demander. (vous pouvez le faire aussi après avoir ajouter vos prestations)
9. Cliquez sur le bouton "Créer l'événement" pour enregistrer ces informations initiales.

🛍️ Ajouter des ventes au devis

Une fois l'événement créé, l'étape suivante consiste à valoriser financièrement votre proposition en y insérant vos prestations.

1. Dans le bloc des prestations du devis, cliquez sur le bouton "Ajouter".
2. Dans le menu déroulant ou la fenêtre qui s'ouvre, choisissez la nature de l'élément que vous souhaitez ajouter à votre devis :
3. • Hébergement : Pour insérer vos nuitées et catégories de chambres (ex: Chambre Double Supérieure).
   • Service : Pour les prestations liées à un événement (ex: Location de salle de séminaire, Matériel de projection).
   • Extra : Pour toutes les consommations ou options additionnelles (ex: Petits-déjeuners, Pauses café, Accès Spa).

🛏️ Configurer la ligne d'hébergement

Dès que vous cliquez sur "Hébergement", un volet ou une fenêtre s'ouvre sur la gauche de votre écran pour vous guider :

1. Sélectionnez la date du séjour.
2. Choisissez le nombre de personnes prévu pour cet hébergement (ex : 1 personne pour une single, 2 personnes pour une double).
3. Cliquez sur le type de chambre que vous souhaitez proposer au client (ex : Chambre Triple, Suite...).
4. Cliquez enfin sur le régime tarifaire correspondant (ex : Tarif Standard, Tarif Semaine, Offre Spéciale) pour l'ajouter officiellement à votre devis.

💼 Configurer la ligne Service

Dès que vous cliquez sur "Service", un volet ou une fenêtre s'ouvre sur la gauche de votre écran pour vous guider :

1. Choisissez la prestation de structure ou d'événementiel souhaitée.
2. Définissez la plage horaire durant laquelle le service sera utilisé.
3. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour intégrer officiellement ce service sur le devis.

📈 Impact sur votre planning

En ajoutant un service avec son créneau horaire, Thaïs pose automatiquement une option sur le planning des salles. Cela vous évite de louer deux fois le même espace aux mêmes horaires (surbooking de salle) en attendant le retour signé de votre client.

☕ Configurer la ligne Extra

Dès que vous cliquez sur "Extra", un volet ou une fenêtre s'ouvre sur la gauche de votre écran pour vous guider :

1. Choisissez le produit ou la prestation additionnelle dans votre liste (ex : Petit-déjeuner buffet, Bouteille de Champagne, Taxe de séjour, Accès Spa).
2. Indiquez le nombre d'unités à facturer (ex : 15 petits-déjeuners).
3. Sélectionnez la ou les dates spécifiques auxquelles cet article doit être rattaché (ex : uniquement le matin du départ, ou tous les jours du séjour).
4. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour intégrer l'extra sur le devis.

✉️ Envoyer le devis par E-mail

Avant de pouvoir envoyer vos emails, vous devez préparer leur squelettes (le template) dans les paramètres du logiciel :
Allez dans la CONFIG > Emails.
Recherchez les modèles nommé "évènement".
Rédigez votre texte d'accompagnement en utilisant les balises automatiques (ex: [%lastname], [%civility]) afin que le logiciel personnalise le mail tout seul à chaque envoi.

✍️ Modifier ou corriger les lignes avant l'envoi

Avant de figer votre document pour le client, vous gardez la main sur l'ensemble des éléments saisis :

• Ajuster les prix & quantités : Si vous souhaitez accorder une remise ou modifier le volume d'un article (ex: passer de 10 à 15 petits-déjeuners), cliquez directement sur la ligne de la prestation pour en modifier les valeurs.
• Supprimer en cas d'erreur : Si un article a été ajouté par mégarde, vous pouvez le retirer instantanément du devis via l'icône de suppression (poubelle) en bout de ligne.

✉️ Expédition et changement de statut

Une fois que tout est parfaitement ajusté :
Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour expédier le mail et sa pièce jointe PDF.
Dès que l'envoi est validé, le système fait automatiquement passer le devis au statut "En attente".

⏳ Statut "En attente" : Cela signifie que la proposition est officiellement entre les mains de votre client et que le décompte avant la date d'expiration de l'option est activé.

📌 Onglet "En attente"

Pendant la phase "En attente", Thaïs vous offre une flexibilité totale sur votre inventaire grâce à une case à cocher spécifique :

• Case activée (cochée) : Les chambres sélectionnées sont bloquées sur le planning sous forme d'Option. Aucun autre client ne peut les réserver, ce qui garantit la disponibilité pour votre prospect.
• Case décochée : Les disponibilités ne sont pas bloquées. Les chambres restent ouvertes à la vente sur votre site et sur les OTA (Booking.com, etc.). C'est idéal si vous faites des propositions multiples pour une même chambre et que vous fonctionnez au "premier qui valide".

🔄 Confirmer le dossier

Dès que le client donne son accord officiel (et que vous avez reçu ses arrhes) :

1. Cliquez sur le bouton "Confirmer".
2. Le dossier bascule alors de "En attente" à "Confirmé".

🗂️ Onglet Confirmer : Les derniers ajustements possibles

Même après avoir reçu l'accord du client, tant que le dossier est dans l'onglet "Confirmer", vous disposez d'une dernière marge de manœuvre :

• Ajouter des oublis : S'il y a eu des modifications de dernière minute (ex: ajout de petits-déjeuners supplémentaires, surclassement de chambre, prestation de parking), vous pouvez encore ajouter ces prestations à ce stade.

🚀 L'étape de Conversion (Le point de non-retour)

Quand l'ensemble des prestations est parfaitement finalisé et conforme :

1. Cliquez sur le bouton "Convertir".
2. Le résultat : Cette action crée définitivement et officiellement la réservation dans vos plannings opérationnels.

⚠️ Attention importante !

Il n'y a plus de retour en arrière possible après avoir converti le devis. Une fois le bouton actionné, le devis est figé dans l'historique et transformé en dossier de séjour.

• En cas d'erreur ou de changement global : Si le client change d'avis au dernier moment ou souhaite une toute nouvelle proposition, vous ne pourrez plus modifier ce devis converti. Il vous faudra alors annuler celui-ci pour le modifier à nouveau.

🛏️ Configuration de la Rooming list (Attribution des chambres)

Avant de cliquer sur le bouton de conversion finale, le système vous permet de préparer le terrain pour vos réceptionnistes en attribuant précisément les numéros de chambres.

1. Changer d'onglet : Cliquez sur l'onglet "Configuration".
2. Gérer la Rooming list : Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer ici la rooming list (attribuer la chambre 102 à M. Dupont, la 104 à Mme Martin, etc.).
3. Passer l'étape : Si vous n'avez pas encore les noms des participants ou si vous préférez laisser le système (ou vos équipes) attribuer les numéros de chambres plus tard, vous pouvez sauter cette étape.

🚀 Valider et Convertir le dossier

Une fois la configuration vérifiée (ou la rooming list complétée) :

• Cliquez sur le bouton "Convertir le dossier".

🎉 Félicitations ! Votre devis a terminé tout son cycle de vente. Les options sont levées, le stock est définitivement verrouillé, et la réservation est officiellement injectée dans le planning du module HOTEL. Vous êtes prêts à accueillir vos clients !

Mis à jour le : 07/07/2026