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# Vos premiers jours sur Thaïs — Hôtel · Restaurant · Bar

# Vos premiers jours sur Thaïs — Hôtel · Restaurant · Bar

Les gestes essentiels pour bien démarrer avec Thaïs, illustrés pas à pas avec les écrans de votre logiciel.

## Votre journée type dans Thaïs

Quatre moments, quatre écrans : suivez ce fil et vous ne raterez rien.

- **Le matin — Dashboard** : arrivées, départs, liste des petits-déjeuners, chambres à faire.
- **En journée — Planning** : créer, déplacer, confirmer et facturer les réservations.
- **Au service — Module Restaurant** : ouvrir les tables, envoyer en cuisine, encaisser ou transférer.
- **Le soir — Contrôles + Clôture Z** : contrôle quotidien, contrôle de caisse, puis Clôture Z.

## Le planning, votre écran d'accueil

![Le planning de Thaïs, votre écran d'accueil](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-3-1_gqksty.jpg)


1. **Aller à une date** — cliquez sur la date ou les flèches.
2. **Revenir à aujourd'hui** — le bouton GPS vous ramène au jour J.
3. **À placer** — les réservations reçues à attribuer.
4. **Une réservation** — clic pour l'ouvrir, glisser pour la déplacer.
5. **Nouvelle réservation** — le bouton + en bas à droite.

**Les couleurs des bulles** : non confirmée · confirmée · check-in · check-out (logo € = soldée).

## Créer une réservation en 5 étapes

1. **Cliquez sur +** — ou faites glisser sur le planning sur les dates voulues.
2. **Dates et personnes** — Thaïs affiche les disponibilités réelles.
3. **Typologie et tarif** — choisissez la chambre et l'offre (régime).
4. **Le client** — tapez les premières lettres du nom, du téléphone ou de l'e-mail.
5. **La disquette** — la réservation est créée et la dispo envoyée aux canaux.

> **Téléphone qui sonne ?** Cliquez sur + et validez d'abord la chambre : la disponibilité est bloquée tout de suite, vous complétez la fiche client ensuite.

> **Chambre en travaux ?** Le bouton + permet aussi de bloquer une chambre sur une période (hors service). Un clic suffit pour la rouvrir.

## La fiche réservation : trois onglets clés

![La fiche réservation et ses trois onglets](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-5-1_ujqxo1.jpg)


1. **Chambres** — commentaires, check-in/out, confirmation.
2. **Tarifs** — préfacturation : extras, remises, prix.
3. **Facturation** — encaisser et créer la facture.

- **Les lignes cochées** : elles seules partent sur la facture.
- **L'aperçu** : la proforma se met à jour en direct.

> **Un repas à retirer de la facture ?** Décochez la ligne : inutile de passer son prix à 0 €.

## Facturer et encaisser un séjour

1. **Onglet Facturation** — ouvrez la réservation.
2. **Cochez les lignes** — ventes et arrhes à inclure.
3. **Vérifiez l'aperçu** — proforma à droite, envoyable par e-mail.
4. **Créer la facture** — le client doit être renseigné.
5. **+ Paiement** — CB, espèces, ANCV, virement…

**Les demandes clients les plus fréquentes :**

- **Factures séparées** — créez plusieurs factures depuis le même séjour, avec un ou plusieurs paiements.
- **Justificatif sans détail** — « + Justificatif » sur la facture : un libellé et le montant réglé.
- **Erreur de nom** — annulez la facture, corrigez la fiche, refacturez (règle NF525).

> **Arrhes oubliées sur une facture déjà créée ?** Elles peuvent encore être consommées depuis l'onglet Facturation.

## Lire une facture Thaïs

![Exemple de facture Thaïs, ligne par ligne](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-7-1_1479vjc.jpg)


1. **Prix unitaire HT** — obligatoire sur chaque ligne (art. 242 nonies A, annexe II du CGI).
2. **Quantité = nombre de nuitées** — ici 4 : séjour du 11 au 15 novembre.
3. **Total TTC de la ligne** — votre prix de vente, tel que saisi dans l'article.
4. **Total TTC de la facture** — taxe de séjour comprise, puis paiements et reste à payer.

> Vos articles sont saisis en TTC : Thaïs en déduit le HT, pour que le total TTC corresponde exactement à vos prix. Logiciel certifié NF525.

## Les situations à connaître dès la première semaine

- **Séjour raccourci** — le prix n'est pas recalculé (pour pouvoir facturer la nuit) : sinon, supprimez-la dans Tarifs.
- **Client qui a trop payé** — créez un avoir : + Paiement, mode « Avoir ».
- **Soirée étape en factures séparées** — dissociez nuit, petit-déjeuner et repas en extras, puis facturez séparément.
- **Acomptes de l'ancien logiciel** — saisissez-les en arrhes avec leur date d'origine (à valider avec votre comptable).
- **Garantie carte bancaire** — finalisez Payline : cartes virtuelles Booking/Expedia rattachées automatiquement.
- **Annulation ou no-show** — menu ⋮ de la réservation : la taxe de séjour est retirée automatiquement.

## Le restaurant : votre plan de salle

![Le plan de salle du module Restaurant](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-9-1_6kmmyj.jpg)


1. **Vos salles** — Salle 1, Salle 2, Terrasse : un clic pour changer.
2. **Plan ou grille** — basculez entre le plan visuel et la vue en grille.
3. **Table occupée** — couverts, chrono et serveur s'affichent.
4. **Table libre** — cliquez sur + puis indiquez le nombre de couverts.

> **Ventes au comptoir (cafés)** : une table dédiée au bar, ou le module POS pour isoler ces ventes du restaurant.

## Prendre une commande

![Écran de prise de commande au restaurant](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-10-1_4lpzws.jpg)


1. **Catégories** — menus, entrées, plats… pour trouver vite.
2. **Moments** — entrée, plat, dessert : filtrez la carte.
3. **Articles** — un clic ajoute l'article à la table.
4. **Réclamer** — envoie ce moment du repas en cuisine.
5. **Encaisser** — ouvre l'écran de paiement.

> **Appui long sur un article** : quantité, prix, note ou moment. Une annulation demande un motif : c'est la loi (NF525).

## Trouver vite un article en caisse

![Recherche d'un article en caisse](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-11-1_zx6y3q.jpg)


1. **Rechercher** — tapez quelques lettres : l'article apparaît.
2. **Cartes et catégories** — autant que nécessaire ; l'ordre suit la config.
3. **Top ventes** — seule liste figée, classée selon vos ventes.

> **Changer l'ordre** : modifiez la liste en config, puis déplacez une fois un article pour forcer l'actualisation.

> **Où sont mes sur-catégories ?** Elles servent à l'analyse (statistiques et comptabilité) et n'apparaissent pas en caisse. Au service, on s'organise avec les cartes, les catégories et les articles.

## Encaisser, partager ou transférer

![Écran d'encaissement et de transfert](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-12-1_h4mptb.jpg)


1. **Calculatrice** — divisez la note (÷) ou payez en plusieurs fois.
2. **Transfert chambre** — les flèches envoient la note sur la réservation.
3. **Compte client** — pour un client du restaurant réglé plus tard.
4. **Facture A4** — facturer au nom du client, via Resort.
5. **Le montant** — saisissez le montant puis choisissez le mode de paiement.

> **Additions séparées** : désélectionnez les lignes d'un convive pour éditer un ticket par personne.

## Soirée étape et petits-déjeuners

- **Réservation hôtel** — régime « Soirée étape » : dîner et petit-déjeuner inclus via le package.
- **Réservation resto créée** — elle apparaît automatiquement côté Restaurant.
- **Carte Soirée étape** — articles à 0 € pour envoyer en cuisine sans refacturer.
- **Supplément** — plat plus cher ? Ajoutez l'article « supplément ».

> **La liste des petits-déjeuners du lendemain** : Dashboard › Repas, puis CTRL+P pour l'imprimer. Pour que les soirées étape y figurent, l'article petit-déjeuner doit être dans le package du régime, réglé « au check-out », « par jour » et « par personne ».

## Fin de journée : trois contrôles, dans l'ordre

![Contrôle quotidien de fin de journée](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-14-1_13r19wy.jpg)


![Contrôle de caisse et Clôture Z](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-14-2_1xtiyov.jpg)


1. **Contrôle quotidien** — encours, arrhes non consommées, débiteurs : rien n'est oublié ?
2. **Contrôle de caisse** — les totaux par mode de paiement collent-ils au TPE ?
3. **Clôture Z** — quand tout est juste : un PDF daté et numéroté est généré.

> **Erreur de mode de paiement après la Clôture Z ?** Annulez le paiement (écriture inverse) puis ressaisissez-le.

## Retrouver votre état de fin de mois

Vos rubriques de suivi deviennent des sur-catégories, analysées dans Récapitulatifs › Récap. catégories :

- Hôtel · Soirées étape · Petit-déjeuner · Restaurant · Bar alcool · Bar sans alcool · Réceptions & groupes.
- **Taxe de séjour** : export dédié.

**Quel rapport pour quel besoin ?**

- **Statistiques Hôtel** — réservations du planning entre deux dates, pour analyser l'activité.
- **Statistiques Resort** — ventes à la date de consommation, pour chercher une erreur.
- **Comptabilité Resort** — ventes facturées entre deux dates : vos chiffres mensuels figés.

> Besoin d'aide pour paramétrer vos sur-catégories ? Prenez rendez-vous avec notre équipe avant votre première fin de mois.

## Mettre à jour vos tarifs

![La grille tarifaire et le pinceau des saisons](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-16-1_1tyftxq.jpg)


![Zoom sur les réglages d'une grille de prix](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/b/b/a/bbba504d0a985800/image-16-2_8i1r9f.jpg)


1. **Le pinceau** — coloriez les dates de basse et haute saison.
2. **Les réglages** — prix et restrictions de chaque grille.
3. **Enregistrer… puis appliquer** — double sauvegarde : sans l'application, rien ne change.

> **Gagnez du temps** : copiez un tableau depuis votre tableur et collez-le directement dans la grille.
>
> **Booking, HRS…** : saisissez le prix final vendu, Thaïs ne calcule pas la commission.

## Vos questions, nos réponses

- **Puis-je imprimer le planning de la semaine ?** Pas tel quel aujourd'hui. Les listes du Dashboard (clients présents, repas, extras) s'exportent ou s'impriment ; voyons ensemble la solution pour le planning du personnel.
- **Dans quel CA vont les petits-déjeuners ?** Vendus côté hôtel, ils remontent dans le CA hôtel. Vous les voulez dans le CA hébergement ? Parlons-en lors de votre point.
- **Où voir le nombre de nuitées ?** Sur la facture, c'est la quantité de la ligne hébergement.
- **Pourquoi le prix ne baisse pas quand je raccourcis un séjour ?** Pour vous laisser facturer la nuitée si nécessaire. Sinon, supprimez-la dans l'onglet Tarifs.

## Besoin d'aide ? Voici qui contacter

- **Le chat intégré** — le plus rapide pour une question au quotidien, directement depuis Thaïs.
- **Le support téléphonique** — du lundi au vendredi, en journée. Un problème ? On vous rappelle.
- **La base de connaissance** — des tutoriels pas à pas : help.thais-pms.fr.
- **Un rendez-vous** — visio ou téléphone avec un membre de l'équipe.

## Les 5 bons réflexes

1. Commencer la journée par le Dashboard.
2. Vérifier l'onglet Tarifs avant de facturer.
3. Décocher une ligne plutôt que la passer à 0 €.
4. Faire les 3 contrôles avant la Clôture Z.
5. Poser la question au chat plutôt que chercher seul.

> Les premières semaines demandent un temps d'adaptation : c'est normal, et nous sommes à vos côtés.